Back office: Aumento de la subcontratación y la transformación digital

Madrid, 25 de junio del 2021.-  La “trastienda” de las empresas va a registrar nuevas cotas de subcontratación, según recientes estudios coyunturales. Una realidad plausible debido al reto de recuperar cifras de ventas, previas a 2020. Las compañías se están centrando en recuperar mercado y quitárselo a sus competidores. Y la mejor forma de conseguirlo es tener gestionado el back office con total garantía. La externalización se abre paso hoy como la solución más sencilla y viable en estas circunstancias. 

Otro de los retos de los servicios y consultoría back office es su transformación digital en la actual coyuntura de teletrabajo, reuniones virtuales y comunicaciones on line, en detrimento de las llamadas telefónicas. Las empresas que encuentren el equilibrio más eficiente entre la presencialidad y el mundo on line tienen unos desafíos apasionantes en los próximos meses. Por ejemplo, un gigante tecnológico como Oracle asegura: “El front office está digitalizado. El problema es que la experiencia digital desaparece con el backoffice”.

Oracle añade que todos los procesos de las empresas están interrelacionados e interconectados y el hilo conductor de la transformación empresarial es el dato. En una organización ideal, el mismo dato que se ha generado en una campaña de marketing, se utiliza en los análisis de planificación financiera, en las herramientas de ventas, en las órdenes que se emiten a los proveedores, en el plan de compensación del comercial que ha hecho la operación. Y es el “mismo dato”, no un dato que se replica en diferentes sistemas y aplicaciones, lo que podría acabar provocando divergencias. De acuerdo con la visión de Oracle, existen dependencias e intersecciones clave entre los diferentes procesos empresariales y, en el área de back office, este proceso se produce fundamentalmente entre las áreas de finanzas y de recursos humanos.

Un sistema de aplicaciones de back office más estrechamente integrado depende de los puntos de intersección entre finanzas y RRHH. Oracle ha identificado 43 puntos de intersección, entre los que se incluyen, por ejemplo: el impacto presupuestario de la contratación de nuevo personal de ventas, bienes inmuebles y equipos para impulsar un proceso de expansión, impacto en la posición de tesorería de las transacciones bancarias necesarias para establecer nuevos centros de producción, la integración de empresas adquiridas, la asignación de personal a proyectos de acuerdo a presupuestos, etc…

Los beneficios de externalizar el back office

En cualquier caso, el enfoque actual se basa en el conocimiento previo de los beneficios de la subcontratación del back office:

  • Se minimizan los tiempos a la hora de gestionar los diferentes departamentos.
  • Se logra reducir los costes administrativos notablemente.
  • Al contar un personal altamente cualificado para este tipo de gestiones por parte de la empresa subcontratada, se optimiza el tiempo designado a estas tareas.
  • La mejora en el tiempo de respuesta ayuda a que la experiencia del cliente sea notable.
  • La externalización de estas tareas administrativas permiten a la empresa poder focalizar sus actividades hacia las tareas primordiales de la compañía.

Los servicios back office que se suelen externalizar son:

  • Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica:La transformación y estructuración de la documentación física, papel, al entorno digital.
  • Verificación de datos: Mediante el control de la información suministrada por los clientes durante el proceso de compra. Gracias a esta verificación se previene de posibles fraudes e impagos por parte de la empresa contratante.
  • Tramitación y custodia documental: Este apartado consiste en proteger y comprobar la autenticidad de documentos, con garantías técnicas y legales, y de expedientes. Mediante la custodia de esta información por parte de un tercero, se asegura un acceso limitado al personal acreditado, además de una conservación óptima y segura.
  • Gestión de archivo temporal: La supervisión de préstamos y devoluciones por parte de la empresa. Una de las tareas básicas de la gestión de Documentación de Expediente.
  • Tratamiento de facturación: Algo fundamental en toda empresa, el control de la facturación. Este seguimiento comienza en el momento de la emisión y finaliza una vez que se realiza el cobro y vence la fecha de la factura.
  • Supervisión del cumplimiento de la normativa FATCA: Desde 2013 España firma el acuerdo con EEUU para la optimización del cumplimiento fiscal internacional, y con ello, el cumplimiento de la normativa FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), o Ley de cumplimiento tributario de las cuentas extranjeras.
  • Gestión de Cuentas a Cobrar: Se trata del seguimiento y tramitación de servicios impagados. Mediante la gestión de este tipo de cuentas, se monitorea la evolución de las facturas impagadas hasta alcanzar una resolución favorable para la empresa.

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